فهرست مطالب
ساخت فاکتور آنلاین برای کسب‌وکارهای کوچک، فریلنسرها و پیمانکارانی که نرم‌افزار حسابداری ندارند، راهی سریع برای صدور سندی مرتب و قابل‌اعتماد است. در ابزار بالا نوع سند را از بین فاکتور فروش، پیشفاکتور و صورتحساب خدمات انتخاب کنید، مشخصات فروشنده و خریدار را بنویسید، ردیف‌های کالا یا خدمت را با تعداد و مبلغ واحد اضافه کنید و تخفیف و نرخ ارزش افزوده را تنظیم کنید. پیش‌نمایش فاکتور همان لحظه ساخته میشود و جمع ردیفها، تخفیف، مالیات، مبلغ قابل پرداخت و مبلغ به حروف را نشان میدهد. با دکمهٔ چاپ می‌توانید فاکتور را روی کاغذ چاپ کنید یا به صورت PDF ذخیره کنید و برای مشتری بفرستید. همهٔ اطلاعات فقط در مرورگر شما ذخیره میشود و چیزی به سرور ارسال نمیشود.
راهنمای استفاده از ساخت فاکتور آنلاین
- نوع سند (فاکتور یا پیشفاکتور)، شماره و تاریخ را مشخص کنید.
- مشخصات فروشنده و خریدار را بنویسید.
- ردیف‌های کالا یا خدمت را با تعداد و مبلغ واحد اضافه کنید.
- نرخ ارزش افزوده و تخفیف را تنظیم کنید و دکمهٔ «چاپ / ذخیرهٔ PDF» را بزنید.
ساخت فاکتور آنلاین قدم‌به‌قدم
قدم اول انتخاب نوع سند است. اگر هنوز معامله انجام نشده و فقط قیمت می‌دهید، پیشفاکتور را انتخاب کنید؛ اگر کالا فروخته یا تحویل شده، فاکتور فروش؛ و اگر کار شما خدمات است، مثل طراحی، مشاوره، تعمیر یا آموزش، صورتحساب خدمات. سپس شمارهٔ سند را وارد کنید. ابزار پیش‌فرض ۱۰۰۱ را پیشنهاد میدهد، اما بهتر است شماره‌گذاری خودتان را داشته باشید و آن را پیوسته ادامه دهید تا هر فاکتور شمارهٔ یکتایی داشته باشد. تاریخ امروز به صورت شمسی خودکار درج میشود.
قدم دوم، مشخصات دو طرف است. برای فروشنده، نام یا نام شرکت، شناسهٔ ملی یا کد اقتصادی، تلفن و نشانی را بنویسید و اگر لوگو دارید، آن را انتخاب کنید تا در سربرگ نمایش داده شود. برای خریدار هم نام، کد ملی یا شناسه، تلفن و نشانی را وارد کنید. قدم سوم، ردیف‌های فاکتور است. برای هر کالا یا خدمت شرح، تعداد و مبلغ واحد را بنویسید؛ ابزار مبلغ هر ردیف را حساب میکند. با دکمهٔ افزودن ردیف، ردیف جدید اضافه میشود و هر ردیف را می‌توانید حذف کنید. قدم چهارم، تنظیم تخفیف کل و نرخ ارزش افزوده است و قدم آخر، چاپ یا ذخیرهٔ PDF.
فاکتور فروش باید چه اطلاعاتی داشته باشد؟
فاکتوری که برای مشتری می‌فرستید، باید بدون نیاز به توضیح شفاهی، معامله را کامل توصیف کند. اجزای ضروری یک فاکتور خوب عبارت‌اند از: عنوان سند و شمارهٔ یکتا، تاریخ صدور، مشخصات کامل فروشنده شامل نام و شناسه و راه تماس، مشخصات خریدار، شرح دقیق هر کالا یا خدمت با تعداد و مبلغ واحد و مبلغ کل ردیف، جمع ردیفها، تخفیف اگر وجود دارد، مالیات و عوارض، مبلغ نهایی قابل پرداخت به عدد و به حروف، و در صورت نیاز شرایط پرداخت و مهر و امضا. ابزار همهٔ این بخش‌ها را در قالب فاکتور قرار میدهد و فقط باید اطلاعات را کامل وارد کنید.
شرح ردیفها را دقیق بنویسید. «خدمات» یا «کالا» به تنهایی برای مشتری و برای خودتان در آینده بی‌معناست. بهجای آن بنویسید «طراحی لوگو و سه پیشنهاد اولیه» یا «کابل شبکهٔ کت ۶، حلقهٔ ۳۰۵ متری». اگر کالا مدل، رنگ یا سریال دارد، آن را در شرح بیاورید. شرح دقیق جلوی بسیاری از اختلاف‌های بعدی را می‌گیرد و اگر روزی نیاز به اثبات معامله داشتید، فاکتور سند قوی‌تری خواهد بود. در قسمت توضیحات پایین فاکتور هم می‌توانید شرایط پرداخت، شمارهٔ شبا، مدت گارانتی یا مهلت اعتبار پیشفاکتور را بنویسید.
مثال عددی: فاکتوری با تخفیف و مالیات
فرض کنید پیمانکار تأسیسات برق هستید و برای یک مشتری این کارها را انجام داده‌اید: پنج حلقه کابل با مبلغ واحد ۲۵۰ هزار تومان، دو عدد کلید هوشمند با مبلغ واحد ۸۵۰ هزار تومان، و دستمزد نصب به مبلغ دو میلیون تومان. جمع ردیفها ۴ میلیون و ۹۵۰ هزار تومان است. به مشتری ۱۵۰ هزار تومان تخفیف داده‌اید، پس مبلغ پس از تخفیف ۴ میلیون و ۸۰۰ هزار تومان میشود. اگر در نظام مالیات بر ارزش افزوده ثبت‌نام کرده‌اید و نرخ ۱۰ درصد است، مالیات ۴۸۰ هزار تومان است و مبلغ قابل پرداخت ۵ میلیون و ۲۸۰ هزار تومان. ابزار همین عدد را به حروف هم می‌نویسد: پنج میلیون و دویست و هشتاد هزار تومان.
| ردیف | شرح | تعداد | مبلغ واحد | مبلغ کل |
|---|---|---|---|---|
| ۱ | کابل برق | ۵ | ۲۵۰٬۰۰۰ | ۱٬۲۵۰٬۰۰۰ |
| ۲ | کلید هوشمند | ۲ | ۸۵۰٬۰۰۰ | ۱٬۷۰۰٬۰۰۰ |
| ۳ | دستمزد نصب | ۱ | ۲٬۰۰۰٬۰۰۰ | ۲٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| جمع ردیفها | ۴٬۹۵۰٬۰۰۰ | |||
| تخفیف | ۱۵۰٬۰۰۰ | |||
| ارزش افزوده ۱۰ درصد | ۴۸۰٬۰۰۰ | |||
| مبلغ قابل پرداخت | ۵٬۲۸۰٬۰۰۰ |
مبالغ به تومان است. اگر مشتری یا قرارداد شما مبالغ را به ریال می‌خواهد، می‌توانید با تبدیل ریال به تومان اعداد را تبدیل کنید؛ فقط مراقب باشید واحد همهٔ ردیفها یکی باشد.
تخفیف و ارزش افزوده در فاکتور
ترتیب درست محاسبه در فاکتور این است که ابتدا تخفیف از جمع ردیفها کم شود و سپس مالیات بر ارزش افزوده روی مبلغ پس از تخفیف محاسبه شود. منطقش ساده است: مالیات به مبلغی تعلق می‌گیرد که واقعا پرداخت میشود. ابزار دقیقا همین ترتیب را اجرا میکند. تخفیف در این ابزار به صورت مبلغ وارد میشود؛ اگر تخفیف درصدی می‌دهید، مبلغ آن را با محاسبه تخفیف پیدا کنید و در کادر تخفیف بنویسید.
دربارهٔ ارزش افزوده یک نکتهٔ مهم وجود دارد: فقط فروشندگانی که در نظام مالیات بر ارزش افزوده ثبت‌نام کرده‌اند، حق دارند این مالیات را در فاکتور درج کنند و از خریدار بگیرند. اگر ثبت‌نام نکرده‌اید، نرخ ارزش افزوده را صفر بگذارید. اگر ثبت‌نام کرده‌اید، نرخ سال جاری را وارد کنید. برای آشنایی بیشتر با این مالیات و جدا کردن آن از مبالغ، محاسبه مالیات بر ارزش افزوده را ببینید.
فرق فاکتور، پیشفاکتور و صورتحساب خدمات
پیشفاکتور سندی است که پیش از انجام معامله صادر میشود و قیمت پیشنهادی شما را برای کالا یا خدماتی مشخص اعلام میکند. بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها برای خرید، ابتدا از چند فروشنده پیشفاکتور می‌گیرند و مقایسه می‌کنند. پیشفاکتور برای خریدار تعهدی ایجاد نمی‌کند، اما برای فروشنده در مدت اعتبارش نوعی تعهد اخلاقی و تجاری به قیمت اعلام‌شده است. پس مدت اعتبار را در توضیحات بنویسید، مثلا «این پیشفاکتور تا هفت روز معتبر است»؛ در بازاری که قیمت‌ها سریع تغییر می‌کنند، این جمله شما را از تعهد به قیمتی قدیمی حفظ میکند.
فاکتور فروش پس از انجام معامله صادر میشود و نشان میدهد چه کالایی به چه مبلغی فروخته شده است. صورتحساب خدمات همین نقش را برای کارهای خدماتی دارد. از نظر ساختار، هر سه سند شبیه‌اند و ابزار برای هر سه همان قالب را با عنوان مناسب می‌سازد. یک روش رایج و حرفه‌ای این است که پس از تأیید پیشفاکتور، فاکتور نهایی را با همان ردیفها و شمارهٔ جدید صادر کنید و در توضیحات به شمارهٔ پیشفاکتور اشاره کنید.
فاکتور این ابزار و سامانهٔ مؤدیان
در سال‌های اخیر با اجرای قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانهٔ مؤدیان، بسیاری از فعالان اقتصادی مکلف شده‌اند صورتحساب‌های فروش خود را به صورت الکترونیکی در سامانهٔ مؤدیان صادر کنند. صورتحساب الکترونیکی شمارهٔ منحصربه‌فرد مالیاتی دارد و مستقیم در سامانهٔ سازمان امور مالیاتی ثبت میشود. فاکتوری که با این ابزار می‌سازید، سند تجاری معتبری بین شما و مشتری است و برای ثبت معامله، درخواست پرداخت و نگهداری سوابق کاربرد دارد؛ اما جایگزین صورتحساب الکترونیکی سامانهٔ مؤدیان نیست.
اگر مکلف به صدور صورتحساب الکترونیکی هستید، معامله را حتما در سامانهٔ مؤدیان هم ثبت کنید و می‌توانید از فاکتور این ابزار به عنوان نسخهٔ قابل‌چاپ و خواناتر برای مشتری استفاده کنید. اگر هنوز مکلف نشده‌اید، مثلا فعالیت شما کوچک است یا در گروه‌هایی هستید که هنوز فراخوانده نشده‌اند، فاکتور این ابزار برای کارهای روزمره کافی است. وضعیت دقیق تکلیف خود را از سازمان امور مالیاتی یا مشاور مالیاتی بپرسید.
ذخیره، چاپ و ارسال فاکتور
اطلاعاتی که در ابزار وارد می‌کنید، در حافظهٔ مرورگر خودتان ذخیره میشود؛ یعنی اگر صفحه را ببندید و بعدا برگردید، آخرین فاکتور سر جایش است. هیچ‌کدام از این اطلاعات، از نام مشتری تا مبالغ، به سرور ابزار جیبی فرستاده نمیشود. این یعنی حریم خصوصی کامل، اما به این معنی هم هست که اگر حافظهٔ مرورگر را پاک کنید یا از دستگاه دیگری وارد شوید، اطلاعات قبلی را نمی‌بینید. پس از هر فاکتور، نسخهٔ PDF آن را ذخیره کنید تا سابقه داشته باشید. دکمهٔ پاک کردن، فرم را برای فاکتور جدید خالی میکند و مشخصات فروشنده هم پاک میشود، پس اگر فاکتورهای پشت سر هم صادر می‌کنید، فقط ردیفها و مشخصات خریدار را عوض کنید.
برای ساختن PDF، دکمهٔ چاپ را بزنید و در پنجرهٔ چاپ مرورگر، بهجای چاپگر گزینهٔ ذخیره به PDF را انتخاب کنید. قالب فاکتور برای کاغذ آ۴ تنظیم شده و فقط خود فاکتور چاپ میشود، بدون منوها و بخش‌های دیگر صفحه. در گوشی هم همین مسیر از منوی اشتراک‌گذاری یا چاپ مرورگر در دسترس است. فایل PDF را می‌توانید در پیام‌رسان یا ایمیل برای مشتری بفرستید.
شماره‌گذاری و بایگانی فاکتورها
شماره‌گذاری پیوسته فاکتورها، کاری ساده است که در زمان بررسی حساب‌ها یا اختلاف با مشتری ارزش خود را نشان میدهد. یک روش کاربردی این است که سال را در ابتدای شماره بیاورید، مثلا ۱۴۰۵۰۰۱، ۱۴۰۵۰۰۲ و به همین ترتیب؛ این‌طور هم ترتیب فاکتورها روشن است و هم سال صدور از شماره پیداست. فایل‌های PDF را با همان شماره نام‌گذاری کنید و در پوشه‌ای به تفکیک سال و ماه نگه دارید. اگر فاکتوری باطل شد، شماره‌اش را دوباره استفاده نکنید؛ فاکتور را با علامت باطل نگه دارید و فاکتور جدید با شمارهٔ بعدی صادر کنید. در پایان هر ماه، فهرست کوتاهی از فاکتورهای صادرشده با شماره، تاریخ، نام مشتری، مبلغ و وضعیت پرداخت تهیه کنید. همین جدول ساده در صفحه‌گسترده، در زمان تنظیم اظهارنامه یا گفت‌وگو با حسابدار، ساعت‌ها در وقت شما صرفه‌جویی میکند و نشان میدهد کدام مشتری‌ها بدهی معوق دارند.
فاکتور برای فریلنسرها و کارهای پروژه‌ای
فریلنسرها و کسانی که پروژه‌ای کار می‌کنند، معمولا با یک مشکل مشترک روبه‌رو هستند: کار انجام شده، اما سند روشنی برای درخواست پرداخت وجود ندارد و پیگیری دستمزد به پیام‌های پراکنده محدود میشود. فاکتور این مشکل را حل میکند. پس از تحویل هر مرحله از پروژه، صورتحساب خدمات صادر کنید و در شرح ردیفها بنویسید چه کاری در چه تاریخی تحویل شده است. اگر قرار است دستمزد در چند قسط پرداخت شود، برای هر قسط فاکتور جداگانه بفرستید و در توضیحات به شمارهٔ قرارداد یا پیشفاکتور اولیه اشاره کنید. این کار هم برای مشتری که باید هزینه را در حساب‌هایش ثبت کند مفید است و هم برای شما که می‌خواهید بدانید کدام پرداخت‌ها انجام شده و کدام نه.
اگر کار شما ساعتی است، در ستون تعداد، ساعت‌های کار و در ستون مبلغ واحد، نرخ هر ساعت را بنویسید. ابزار تعداد اعشاری را هم می‌پذیرد، پس اگر دو ساعت و نیم کار کرده‌اید، عدد ۲٫۵ را وارد کنید. برای کارهایی که با شرکت‌ها انجام می‌دهید، بپرسید آیا شرکت از مبلغ شما مالیات علی‌الحساب کسر میکند؛ اگر چنین است، مبلغ فاکتور را بر اساس توافق ناخالص یا خالص روشن کنید تا در زمان پرداخت غافلگیر نشوید.
اشتباه‌های رایج در صدور فاکتور
اشتباه اول، فاکتورهای بی‌شماره یا با شماره‌های تکراری است که پیگیری را سخت میکند. اشتباه دوم، شرح مبهم ردیف‌هاست که بالاتر توضیح دادیم. اشتباه سوم، قاطی کردن ریال و تومان است؛ اگر بخشی از قیمت‌ها را به ریال و بخشی را به تومان نوشته باشید، جمع کل بی‌معنا میشود. ابزار مبالغ را به تومان نمایش میدهد، پس همهٔ اعداد را به تومان وارد کنید. اشتباه چهارم، درج ارزش افزوده بدون ثبت‌نام در نظام مالیاتی یا برعکس، ندادن آن با وجود ثبت‌نام است که هر دو مشکل‌ساز است.
اشتباه پنجم، نفرستادن فاکتور یا فرستادن آن با تأخیر زیاد است. فاکتوری که چند ماه بعد از تحویل کار فرستاده میشود، احتمال پرداخت را کم میکند و گاهی مشتری دیگر جزئیات کار را به خاطر ندارد. بهترین زمان فرستادن فاکتور، همان روز تحویل کالا یا خدمت است. اگر مشتری پرداخت را عقب انداخت، با ارجاع به شماره و تاریخ فاکتور پیگیری کنید؛ پیگیری مستند و مؤدبانه معمولا از هر روش دیگری مؤثرتر است.
چند نکته برای فاکتور حرفه‌ای‌تر
مبلغ به حروف را حذف نکنید؛ نوشتن مبلغ به حروف جلوی دست‌کاری یا اشتباه در خواندن عدد را می‌گیرد و ابزار آن را خودکار می‌سازد. اگر می‌خواهید مبلغ به حروف را جداگانه در قرارداد یا چک بنویسید، تبدیل عدد به حروف کمک میکند. شرایط پرداخت را روشن بنویسید: مهلت پرداخت، روش پرداخت و شمارهٔ شبا یا کارت. اگر کالا گارانتی دارد، مدت و شرایط آن را در توضیحات بیاورید. و اگر کالاهای شما بارکد دارند و می‌خواهید برچسب قیمت یا موجودی بسازید، ساخت بارکد را ببینید.
برای فروشندگانی که قیمت‌گذاری می‌کنند، پیش از صدور فاکتور مطمئن شوید قیمت هر ردیف سود مورد نظرتان را می‌سازد؛ محاسبه درصد سود کمک میکند حاشیهٔ سود هر کالا را پیش از نوشتن فاکتور ببینید. سایر ابزارهای مالی و حسابداری در صفحهٔ محاسبه‌گرهای مالی و بانکی آمده‌اند.
آخرین بازبینی محتوا: · تیم تحریریه ابزار جیبی